Retenue à la source américaine et formulaire W-8BEN-E : que doivent savoir les fournisseurs étrangers, suisses notamment ?
Les relations commerciales entre entreprises américaines et fournisseurs étrangers sont soumises à une réglementation fiscale stricte aux États-Unis. Parmi les obligations clés figure l’éventuelle retenue à la source de 30 % sur certains paiements vers l’étranger. Ce mécanisme peut semer la confusion, notamment chez les sociétés suisses exportant des marchandises ou fournissant des services à des clients américains.
Ci-dessous, nous clarifions la portée de cette retenue, ses fondements légaux, les cas d’application, et l’utilité du formulaire W-8BEN-E.
Base légale et formulaire W-8BEN-E : Chapitre 3 du Code des impôts américain (IRC)
Le chapitre 3 du Internal Revenue Code (IRC) impose une retenue à la source de 30 % sur certains paiements de source américaine versés à des personnes ou entités non résidentes fiscales des États-Unis.
Cette retenue s’applique notamment aux revenus qualifiés de FDAP :
Fixed, Determinable, Annual, or Periodic income, c’est-à-dire :
- Dividendes
- Intérêts
- Redevances (royalties)
- Rentes
- Commissions
- Honoraires
- Certains services techniques
Paiements soumis ou non à la retenue
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Type de paiement |
Soumis à retenue de 30 % ? |
Explication |
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Dividendes d’une société US |
✅ Oui |
Revenu passif de source américaine |
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Intérêts versés par une banque US |
✅ Oui |
Sauf exception pour les « portfolio interest » |
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Redevances pour logiciel ou marque |
✅ Oui |
Source américaine, donc retenue |
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Frais de consulting à distance |
⚠️ Dépend |
Si service rendu aux USA, potentiellement imposable |
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Achat de marchandises |
❌ Non |
Vente de biens = pas un revenu FDAP |
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Installation de matériel sur le sol américain |
⚠️ Oui partiel |
La part liée à la prestation peut être taxable |
Formulaire W-8BEN-E et Services localisés aux États-Unis : attention à la source du revenu
Lorsque des services sont rendus physiquement ou économiquement sur le sol américain — par exemple installation d’équipements, formation sur site, ou conseil à distance directement lié à une activité US — ils peuvent être considérés comme des revenus de source américaine. Dans ce cas, la retenue de 30 % peut s’appliquer, sauf si le fournisseur étranger fournit un formulaire W-8BEN-E indiquant un statut exonéré ou une réduction conventionnelle.
Vente de marchandises : une exception claire
En principe, aucune retenue à la source ne s’applique sur :
- La vente de biens physiques,
- Livrés aux États-Unis ou ailleurs,
- Sans prestations de services liées au territoire américain.
Pourquoi ?
Parce que le revenu issu de la vente de marchandises n’est ni fixe ni périodique, et ne correspond pas à un revenu passif tel que défini par la réglementation fiscale américaine.
Aucun formulaire W-8BEN-E n’est exigé strictement pour ces transactions.
Pourquoi des entreprises américaines demandent tout de même le W-8BEN-E ?
Dans la pratique, de nombreuses entreprises américaines exigent systématiquement un formulaire W-8BEN-E, même lorsqu’il ne s’applique pas strictement.
Raisons principales :
- Politiques internes de compliance uniformisées,
- Application préventive de la réglementation FATCA,
- Doute sur la nature exacte des paiements (marchandises ? services ?),
- Éviter tout risque de redressement en cas d’audit de l’IRS.
Dans ce contexte, il est souvent plus simple de remplir le formulaire W-8BEN-E, même à titre préventif, pour que les paiements ne soient pas bloqués.
Utilité et portée du formulaire W-8BEN-E
Le formulaire W-8BEN-E est destiné aux entités étrangères non américaines. Il sert à :
- Attester du statut étranger (non-US),
- Déclarer un éventuel droit à un taux réduit ou à une exonération de la retenue, en vertu d’une convention de double imposition (par ex. Suisse–États-Unis),
- Spécifier son statut FATCA (Active NFFE, Passive NFFE, Institution Financière…),
- Éviter la retenue automatique de 30 %, en fournissant à temps une preuve documentaire.
Ce formulaire n’est pas transmis à l’IRS, mais à l’entreprise américaine concernée.
Risques en cas d’absence de W-8BEN-E
Si le client américain n’obtient pas le formulaire W-8BEN-E :
- Il est obligé par défaut de retenir 30 % du paiement,
- Il peut refuser de traiter la facture,
- Il s’expose à des sanctions de l’IRS s’il procède à un paiement sans documentation valide.
Recommandations pratiques
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Situation |
Action recommandée |
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Vente de marchandises uniquement |
Pas besoin de W-8BEN-E, mais en fournir un peut faciliter le processus |
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Vente avec services associés (installation, maintenance) |
Fournir un W-8BEN-E et analyser si une convention fiscale s’applique |
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Paiements récurrents de type licence, redevance |
W-8BEN-E obligatoire avec référence à la convention fiscale |
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Société suisse recevant des dividendes d’une société US |
W-8BEN-E indispensable |
Modèle de clause à envoyer à votre client américain :
« La facture porte exclusivement sur la vente de marchandises physiques, sans prestation de service. À ce titre, les paiements ne relèvent pas des revenus de type FDAP selon le Code fiscal américain (IRC §1441), et ne sont donc pas soumis à retenue à la source. Toutefois, à titre de précaution et pour simplifier votre traitement administratif, nous vous transmettons un formulaire W-8BEN-E dûment complété. »
La retenue à la source de 30 % prévue par le fisc américain vise les revenus passifs ou assimilés, pas les paiements commerciaux pour des marchandises.
Cependant, dans un environnement de compliance accrue, de nombreuses entreprises américaines exigent le formulaire W-8BEN-E par défaut, même lorsqu’il n’est pas juridiquement requis. Pour les fournisseurs suisses, mieux vaut anticiper et répondre de manière professionnelle et documentée afin d’éviter tout retard de paiement.
Accompagnement par My Swiss Company SA
Chez My Swiss Company SA, fiduciaire suisse basée à Genève, Lucerne et Zoug, nous accompagnons nos clients dans la gestion complète de leurs obligations fiscales et administratives, y compris dans leurs relations avec des partenaires ou clients américains. Nous prenons en charge la préparation des formulaires W-8BEN-E, l’analyse des risques de retenue à la source, ainsi que la conformité FATCA pour les sociétés suisses actives à l’international. Grâce à notre expertise, nous assurons une communication fluide avec les contreparties américaines et veillons à ce que nos clients évitent toute retenue fiscale injustifiée ou retard de paiement.